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Privacy & Cookies

Dans le cadre de nos obligations vis-à-vis de votre organisation, qu’elle soit contractuelle ou autre, nous souhaitons vous informer des différents types d’informations personnelles que nous détenons, de la nature et du but de cette détention, de la base sur laquelle ces informations sont examinées et les actions que nous pouvons entreprendre en ce qui concerne les données que nous détenons.

1. Nos obligations

Le règlement général sur la protection des données consacre légalement nos obligations envers vous et vos données. Ecotile Flooring Ltd s’engage à respecter ces droits ainsi que nos devoirs juridiques et professionnels et a établi un interlocuteur unique pour toutes les demandes de protection de données à l’adresse enquiries@ecotileflooring.com.
1a) Nous détenons un registre de risques GDPR qui identifie le type d’informations personnelles que nous détenons, une évaluation de ces données, y compris les conséquences d’une violation, une description de la finalité de cette détention et des informations sur la durée de cette détention .

2. Fonds de données identifiées

2a) Données du clientPour vous contacter en ce qui concerne la réponse à une demande d’informations sur nos produits ou services, la passation d’une commande ou la collaboration avec nous en tant que fournisseur, nous détiendrons les informations suivantes (le cas échéant);

a) Nom complet et titre de tout contact désigné.

b) Votre facture et vos adresses de livraison.

c) Positions organisationnelles (le cas échéant).

d) Votre adresse e-mail.

e) Votre numéro de téléphone de contact (inclus, le cas échéant, tout numéro de téléphone portable / cellulaire personnel, numéro de domicile ou tout autre numéro de contact que vous avez fourni lors de l’établissement du contact).

f) Les détails historiques de tous les appels, e-mails ou communications que vous avez effectués en relation avec notre produit, service ou toute commande que vous avez passée (sauf demande contraire). Celles-ci seront souvent associées à un numéro de référence formel et à la nature de la communication. La conservation de ces informations garantit que nous sommes en mesure de trouver des informations pouvant nous aider à résoudre les problèmes éventuels ou les demandes supplémentaires. Ces informations sont accessibles à notre équipe d’administration de bureau et peuvent être partagées par votre responsable de compte avec d’autres employés d’Ecotile Flooring Ltd.

g) Si vous êtes devenu client par le biais d’un contact partagé, d’un parrainage ou si vous nous avez référé un client, nous pouvons également détenir des informations sur cette relation dans les détails de votre dossier client.

h) Les factures, les formulaires et les offres contenant vos informations peuvent être stockés dans vos dossiers. Les copies papier sont conservées dans un lieu sûr à l’adresse de notre bureau enregistré. Unité 15 North Luton Industrial Estate, Sedgwick Road, Luton, LU4 9DT.

Les informations ci-dessus ne sont conservées que pendant la durée requise par l’entreprise et les parties concernées. Si vous passez une commande avec nous, vos informations de contact seront stockées sur notre système pour la durée de votre période de garantie. Si vous ne décidez pas de passer une commande chez nous, vos informations peuvent être conservées pendant une période pouvant aller jusqu’à 2 ans après votre dernière activité ou communication avec nous. Nous pensons que ce cycle de vente est raisonnable dans notre secteur.

2) Informations sur la carte de crédit

Dans les cas où une carte de crédit ou d’autres informations financières sont fournies pendant le processus de paiement; a) Les informations de carte de crédit ne sont utilisées que pendant le processus de paiement et sont éliminées en toute sécurité immédiatement après le paiement. Cette information n’est jamais conservée dans les dossiers. Par la suite, vous devrez fournir à nouveau vos informations de carte de crédit si vous souhaitez passer une commande supplémentaire avec nous.

3) Services de marketing

a) Si vous êtes un contact principal désigné dans votre organisation, nous pouvons utiliser vos informations de contact pour vous envoyer des informations sur les modifications apportées à notre service, à nos prix ou à toute autre information que nous pensons utile, mais dans son contexte. de notre relation commerciale existante. Nous ne souscrivons aucun de nos clients à des e-mails de marketing non sollicités, sauf si vous nous en avez donné l’autorisation formelle.

b) Nous utilisons fréquemment MailChimp pour envoyer des courriels à nos clients, mais uniquement pour recueillir des commentaires sur leurs achats. MailChimp® est une marque déposée de The Rocket Science Group et est une plate-forme d’automatisation marketing utilisée le plus souvent pour envoyer des courriers électroniques marketing. Pour rejoindre notre liste de diffusion marketing, un double processus de participation est requis. Le courrier électronique basé sur le marketing ne sera envoyé à aucune personne ou entreprise qui ne nous a pas donné la permission préalable de le faire.

c) Ecotile Flooring Ltd utilise Trustpilot en tant que processeur de données pour aider à collecter les commentaires de personnes ayant eu une expérience d’achat ou de service avec nous.

3a) Systèmes téléphoniques

a) Le système téléphonique de Ecotile Flooring enregistre automatiquement tous les numéros et identifiants d’appel entrant et sortant. Les noms et autres informations de contact ne sont pas enregistrés dans notre système téléphonique. b) Les appels téléphoniques ne sont pas enregistrés et les appels ne peuvent être rejoints par aucun de nos employés ou sources externes.c) Votre numéro de téléphone n’est jamais transmis à moins que le consentement ne soit donné (ou que des informations détaillées soient fournies ci-dessous).

3b) Formulaires d’enquête sur le site Web

a) Lorsque vous remplissez un formulaire de demande de renseignements sur un site Web, vos informations sont envoyées sous forme de courrier électronique directement dans notre boîte aux lettres d’échange. De là, vos informations sont entrées dans notre système CRM où les conditions ci-dessus s’appliquent.

4. Demandes d’accès au sujet

a) Tous les clients et fournisseurs ont le droit de demander une copie de toute information personnelle dans nos systèmes directement liée à eux. Nous devons honorer cette demande gratuitement, par la loi, dans les 30 jours.

b) Des demandes peuvent être faites pour rectifier ou supprimer les informations personnelles en question si la loi ne nous oblige pas à les stocker dans notre système.

5. Données de sauvegarde & amp; Fournisseurs

a) Aucune des informations ci-dessus n’est conservée ailleurs. Bien qu’il soit possible d’y accéder par les exceptions énumérées ci-dessous, vos informations ne sont ni copiées ni stockées ailleurs que sur notre adresse professionnelle enregistrée.

6. Exceptions de tiers

Dans le cadre des informations détenues; vos informations peuvent être consultées ou visibles par les parties suivantes, aux fins décrites ci-dessous;
a) Organismes de certification ou d’enregistrement aux fins de l’audit et de la réglementation de la conformité aux normes désignées (ISO, SOX, etc.).

b) Application de la loi et / ou autres organismes gouvernementaux, aux fins de se conformer à la législation et aux demandes d’information pertinentes.

c) Organes de gestion nommés de temps à autre par notre organisation, y compris, entre autres, les organisations comptables, les consultants en gestion, les consultants juridiques et / ou les ressources humaines.

d) Les institutions financières ou les organisations responsables de votre compte de crédit et pouvant avoir besoin de vous contacter concernant un paiement en retard.
Toutes les informations divulguées ou visibles pour elles sont couvertes par des accords de non-divulgation que nous avons conclus avec les parties respectives et aux fins d’activités commerciales légitimes uniquement. Nous ne détenons et ne rendons visibles que les détails du client qui se situent dans le cadre de notre relation commerciale et commerciale et qui sont proportionnels et nécessaires pour remplir nos obligations contractuelles envers vous ou votre organisation.

7. Atteintes à vos données

a) La sécurité a été déployée sur tous nos serveurs et bases de données pour garantir la sécurité de vos données. En cas de violation de notre système qui compromet vos données personnelles, vous en serez informé au plus tard 72 heures après que Ecotile Flooring Ltd en aura pris connaissance. La violation sera signalée à l’autorité de surveillance sans délai et vous serez informé des enquêtes ultérieures.